Management assistent / coördinator secretariaat

De directeur helpen optimaal te functioneren. En een coördinerende rol vervullen binnen het secretariaat. Je doet het als managementassistent en coördinator secretariaat bij Datafundamenten & Analytics (DF&A) bij de Belastingdienst in Utrecht. Je werkt voor het secretariaat. Dit is onderdeel van 1 van de 5 teams van het Bureau Directeursondersteuning (BDO). Met jouw organisatietalent en omgevingsbewustzijn zorg jij voor een prettige werkomgeving. Zowel voor de managementassistenten zelf als voor degenen die zijn ondersteunen.

• Mbo
• 32-36 uur
• Administratief/ secretarieel
• € 3.016,- / € 3.879,- bruto p.m.
• Utrecht

• Reageer t/m 28 juli 2024

Dit doe je bij de BelastingdienstJouw veelzijdige functie bestaat uit 2 onderdelen. Het eerste deel bestaat uit het helpen van de directeur om zo goed mogelijk te functioneren. Dit doe je door het werk efficiënt te organiseren. Zelfstandig én in samenwerking met anderen. Zo beheer je de agenda van de directeur, handel je e-mails af en organiseer je werkbezoeken. Zie je bijvoorbeeld e-mails waaruit actiepunten voortkomen? Dan neem je hiervoor zelf het initiatief en stel je prioriteiten. En vergaderingen en afspraken? Die bereid je tot in detail voor. Op deze manier is alles in orde, is iedereen volledig geïnformeerd en gaat jouw directeur goed voorbereid een vergadering in.Het tweede deel van jouw takenpakket bestaat uit het coördineren van het secretariaat. Dit bestaat, inclusief jou, uit 9 managementassistenten. In deze rol verdeel jij de taken en bewaar je het overzicht. Het team is steeds meer zelfsturend als het gaat om het verdelen van het dagelijks werk. Een mooie ontwikkeling. Speelt er toch iets? Dan komt men als eerste naar jou toe. Ook denk je mee over de ontwikkeling van de managementassistenten en van het secretariaat. Jij stelt bijvoorbeeld jaardoelen op voor het secretariaat en je voorziet collega’s van actuele informatie die nodig is voor het werk. Verder zorg je ervoor dat de managementassistenten hun grenzen bewaken in wat ze wel en niet oppakken. Je geeft feedback wanneer dat nodig is en staat hier zelf ook voor open. Ook zorg je voor vervanging bij ziekte of verlof. Lees meerEen bijzondere baan, omdat…

• je een afwisselend takenpakket hebt.
• de directeur volledig op jouw voorbereidende en ondersteunende werkzaamheden kan vertrouwen.
• je als coördinator de schakel bent tussen het secretariaat en de rest van DF&A.
• je bezig bent met het creëren van een fijne werkomgeving voor zowel de directeur als de managementassistenten van het secretariaat.
• er binnen de Belastingdienst genoeg ruimte is om jezelf te blijven ontwikkelen, zowel op persoonlijk als professioneel vlak.

‘Als directiesecretaresse is geen dag het zelfde. De ene keer help ik mee in het organiseren van een werkbezoek, dan weer maak ik een complexe puzzel in de agenda van de directeur of regel ik dat de heisessie van het MT tot in de puntjes verzorgd is. Als coördinator zorg ik er daarnaast samen met mijn collega MA’s voor dat het secretariaat goed draait. Als er iets aan de hand is, ben ik het eerste aanspreekpunt. Ja, ik overdrijf niet als ik deze gecombineerde functie erg afwisselend noem!’Wanneer past deze baan bij je?

• Je hebt minimaal 5 jaar ervaring als managementondersteuner.
• Je hebt aantoonbare ervaring in het coördineren van werkzaamheden en/of het aansturen van een groep collega’s.
• Je bent pro-actief, signaleert zelf zaken om op te pakken.
• Je hebt oog voor de mens achter je collega’s.
• Je voelt je prettig in een rol waarbij mensen vanuit alle kanten van de organisatie je weten te vinden.
• Je vindt managementondersteuning een mooi vak en straalt dat ook uit.

Jouw competenties

• Organisatiesensitiviteit
• Plannen en organiseren
• Stressbestendigheid
• Aansturen groep
• Netwerken

De afdeling – Corporate Dienst Datafundamenten en Analytics Toon inhoud vanDe Corporate Dienst Datafundamenten en Analytics (DF&A) werkt voor directies van de Belastingdienst die belast zijn met de fiscale behandeling van burgers en bedrijven én voor bedrijfsvoering. DF&A levert signaalmodellen en informatiedashboards die zijn gebaseerd op de analyse van ‘big data’ en die de organisatie inzicht geven in de mogelijkheden om werkzaamheden slimmer en beter uit te voeren. Zo kunnen op informatie-gestuurde wijze keuzes worden gemaakt in bijvoorbeeld handhavingsstrategieën, behandeladviezen en procesinrichtingen.
De signaalmodellen en dashboards worden gebouwd door gebruik te maken van innovatieve IT-ontwikkelingen en het koppelen van zeer divers aangeleverde data. DF&A maakt hiervoor gebruik van een zelfontwikkelde methodiek om data op te bouwen tot datafundamenten, die de basis zijn voor de producten.De organisatie – Belastingdienst Toon inhoud vanBij de Belastingdienst werken ongeveer 25.000 mensen verspreid over het hele land aan een financieel gezond Nederland. Dit doen we door eerlijk en zorgvuldig belastingen en premies volksverzekeringen te heffen, te innen en te controleren en fraude op te sporen. De Belastingdienst maakt het burgers en bedrijven zo gemakkelijk mogelijk om verplichtingen na te kunnen komen en gebruik te kunnen maken van rechten. Dat gebeurt met passende dienstverlening, door massale processen juist en tijdig uit te voeren én door adequaat toezicht uit te oefenen. De Belastingdienst is sterk in ontwikkeling en heeft de ambitie om de beste Belastingdienst voor Nederland te zijn met focus op fiscale taken en vakmanschap. Lees meer over de Belastingdienst op: https://over-ons.belastingdienst.nlBijzonderheden Toon inhoud vanWe ontvangen je brief en cv graag in een Word- of PDF-bestand. Neem in de bestandsnaam jouw voor- en achternaam op. Als je een beroep doet op een voorrangspositie, stuur dan ook een kopie van die kennisgeving mee.Onze selectieprocedure voor deze functie ziet er als volgt uit:

• Allereerst wordt beoordeeld of een voorrangskandidaat binnen de Rijksoverheid in aanmerking komt voor deze functie.
• Daarna wordt beoordeeld of jouw cv en motivatiebrief voldoen aan de gestelde functie-eisen.
• Op 8 augustus vinden de selectiegesprekken plaats in Utrecht.

Onderaan deze vacature vind je meer uitleg over de stappen die je doorloopt in de sollicitatieprocedure.De voorkeur gaat uit naar kandidaten die het meest aansluiten bij het opgestelde profiel. Dit heeft betrekking op zowel de genoemde kennis en werkervaring als op het opleidingsniveau. Vermeld deze daarom duidelijk in je cv.De Belastingdienst zet zich in voor de banenafspraak: zoveel mogelijk banen realiseren voor mensen met een arbeidsbeperking. Val jij in deze doelgroep? Wij zullen je ondersteunen zodat je optimaal kunt functioneren, en daarmee jouw bijdrage aan Nederland kunt leveren. Of het nu gaat om aanpassingen op je werkplek, bepaalde voorzieningen in het vervoer of bijvoorbeeld vergoedingen van het UWV: samen met jou, je leidinggevende én een jobcoach gaan wij kijken naar jouw kwaliteiten en mogelijkheden om een passend werkpakket uit te voeren. Wil jij weten of je hierbij hoort en wat dit exact betekent voor jou? Lees meer.Een (online) voorselectietest en/of een assessment kan deel uit maken van de sollicitatieprocedure, evenals het maken van een casus, het opvragen van referenties en (online) screening, bijvoorbeeld via databanken, (zoekmachines) en sociale netwerken.Jouw sollicitatie wordt alleen in behandeling genomen als je met de sollicitatie-button reageert en je cv en motivatiebrief zijn bijgesloten. Na sluitingsdatum is het niet meer mogelijk om je sollicitatie in behandeling te nemen. Houd er rekening mee dat het solliciteren technische problemen met zich mee kan brengen. Wacht hiermee dus niet tot het laatste moment.Wanneer je solliciteert op een functie maak je eenmalig een account aan. Met je account kan je de status van je sollicitatie inzien.Solliciteren bij de BelastingdienstHet sollicitatietraject bij de Belastingdienst loopt via onderstaande stappen. Hiermee willen we zo veel mogelijk te weten komen over jou, maar laten we je ook kennismaken met ons.1Sollicitatie + selectieSolliciteren is mogelijk tot aan de deadline die in de vacaturetekst genoemd wordt. We beoordelen je cv en motivatiebrief op de genoemde functie-eisen.2VoorselectietestVoor sommige functies is een online voorselectietest onderdeel van de procedure. In dat geval ontvang je per e-mail meer informatie over de procedure en de uiterlijke inlevertermijn. Het maken van de test duurt ongeveer 120 minuten. De test kan in de meeste gevallen thuis worden gemaakt.3SollicitatiegesprekWe nodigen je per telefoon of e-mail uit voor een sollicitatiegesprek, waarin een selectiecommissie je beoordeelt op de competenties van de functie aan de hand van een competentiegericht gesprek.4AssessmentEen assessment kan deel uitmaken van de procedure. In dat geval word je telefonisch of per e-mail hiervoor uitgenodigd.5ArbeidsvoorwaardenWe nodigen je uit voor een arbeidsvoorwaardengesprek. Na een positieve afronding, treffen we samen verdere voorbereidingen voor jouw eerste werkdag! Wil je alvast meer weten over onze arbeidsvoorwaarden? Op vind je informatie over onderwerpen zoals financiën, vrije dagen, loopbaanontwikkeling, rechten en regels en nog veel meer.

• 1. Sollicitatie + selectie
• 2. Voorselectietest
• 3. Sollicitatiegesprek
• 4. Assessment
• 5. Arbeidsvoorwaarden

Meer over de sollicitatieprocedure?Neem contact op met Ashley Clement, adviseur werving en selectieMeer over de vacature?Neem contact op met Jeroen Temmink, Afdelingshoofd

• Mbo
• 32-36 uur
• Administratief/ secretarieel
• € 3.016,- / € 3.879,- bruto p.m.
• Utrecht

• Reageer t/m 28 juli 2024

Deze vacature delen?

• Hoog contrast
• Animaties uitzetten

SluitenScherm sluitenArbeidsvoorwaardenSalarisniveauSchaal 7SalarisomschrijvingInschaling vindt plaats in de bij de functie behorende salarisschaal. Bij het ontbreken van relevante kennis en ervaring kan tijdelijk een lagere salarisschaal worden toegepast.MaandsalarisMin €3.016,- – €3.879,- (bruto)DienstverbandBepaalde tijd, voorafgaand aan onbepaalde tijdMinimum aantal uren per week32Maximum aantal uren per week36Overige arbeidsvoorwaardenNaast salaris ontvang je ook een individueel keuzebudget (IKB). Jouw IKB bestaat uit geld (IKB-budget) en tijd (IKB-uren). Het IKB geeft je de mogelijkheid om naar eigen keuze een deel van je IKB-budget te laten uitbetalen op de door jou gekozen tijdstippen. Én je hebt de mogelijkheid om je IKB-budget deels om te zetten in verlof of andersom. Ook kun je het IKB-budget besteden aan een fiscaal-vriendelijk doel, zoals bijvoorbeeld een fiets, bedrijfsfitness of vakliteratuur.De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer studiefaciliteiten, ouderschapsverlof en een vergoeding woon-werkverkeer.Wij verwachten van onze werknemers dat ze integer zijn en we vragen aan nieuwe medewerkers een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Als deze niet kan worden overlegd, volgt geen arbeidsovereenkomst of wordt de arbeidsovereenkomst na uiterlijk 3 maanden beëindigd wanneer duidelijk is dat geen VOG overgelegd kan worden.